提高保藏机构的保藏、服务能力,对确保病原微生物资源的安全管理、高效共享具有重要意义。在信息化技术日新月异的今天,微生物资源保藏、管理也面临着由传统管理模式向信息化管理模式转型的挑战。中国兽医微生物菌种保藏管理中心(以下简称为CVCC)资源管理工作包括实物资源管理(销售管理、库存管理)和数据资源管理。之前,CVCC数据信息管理依靠菌(毒)种共享数据库,解决是否有菌毒种问题,实物资源管理依托库存管理软件,解决可否供应问题,两种软件间缺乏关联性,用户查阅到资源数据信息后无法了解该资源的销售状态。同时,面对数量较大的菌(毒)种资源,库存管理、销售管理、统计分析等工作依靠人工操作,既消耗时间成本又消耗人力成本,这些问题严重制约了菌(毒)种保藏管理的质量和共享服务的效率。

根据菌(毒)种管理中存在的问题,通过分析研究,借助计算机技术开发了CVCC菌(毒)种信息化管理系统,实现实物资源与电子信息同步化与动态化,达到菌毒种高效快捷供应、共享目的。

1 构建菌(毒)种基础数据库

菌(毒)种基础数据始建于2005年,仅包含CVCC的菌(毒)种一些基础信息。本次对数据库进行升级改造,对其中的7 000余条数据信息进行了逐一审核和标准化处理：删除了重复信息、修改了有误信息、完善了菌(毒)种特征特性等基础信息、增补了新入库菌(毒)种的信息,并在信息化管理系统构建了相关数据库。

数据库中特别增加了菌(毒)种价格和销售状态两项信息,用户就可以根据查询结果直接下单。可随时统计销售金额、库存预警,此栏目不作为前台显示内容,而是作为基础数据引入到库存预警模块中[1]。

2 新增标准物质、诊断制品、细胞查询数据库

CVCC除保藏供应兽医微生物菌(毒)种之外,还对外供应菌(毒)种鉴定用标准血清、抗原等标准物质、诊断制品以及细胞。原有数据库仅限于查询菌(毒)种信息,无法查询标准物质、诊断制品和细胞的相关信息,造成对外服务信息不畅、效率低下等问题。因此根据标准物质、诊断制品和细胞的特点以及用户亟待了解的信息,建立了标准物质、诊断制品、细胞数据库。本数据库同时也与销售模块进行对接,使用户能够实时查询CVCC标准物质、诊断制品和细胞的相关信息,并进行线上订购。

3 系统的设计与开发

CVCC菌(毒)种信息化管理系统采用C#语言进行编码,通过MVC(模型Model- 视图View- 控制器Controller)模式设计,按照数据访问层、业务逻辑层、表示层的分层结构进行开发。其中数据访问层是对原始数据(数据库或者文本文件等存放数据的形式)的操作层,通过数据的操作为业务逻辑层或表示层提供数据服务;业务逻辑层是针对具体问题的操作,也可以理解成对数据层的操作,对数据业务逻辑处理;表示层位于最外层,用于显示数据和接收用户输入的数据,为用户提供一种交互式操作的界面[2]。

3.1 部门管理功能的设计 根据CVCC隶属单位中国兽医药品监察所质量管理体系的规定,不同部门的不同实验组分别对不同的菌(毒)种及标准物质、诊断制品、细胞负有制备、鉴定责任。为了便于各实验组工作量统计、创收效益统计等工作的开展,在系统中对入库部门及对应的入库产品进行了绑定和分类管理。

3.2 人员管理功能的设计 新的系统在菌(毒)种和标准物质、诊断制品、细胞的出入库、销售等方面将实现线上功能全覆盖,取代原有的纸质单,由此也就取代了纸质单审核的步骤。据此设计了符合订单审核流程的权限设置功能[3],以此对人员权限进行一定的逻辑管理,例如库存管理人员具有出入库操作的功能,处室负责人具有审核的功能等。

3.3 库存管理功能的设计

3.3.1 入库关键字段的确定 首先确定了入库产品须填写的关键字段,关键字段的筛选非常重要,后续的销售、出库、统计等工作均需要采集入库关键字段作为基础信息[4]。

3.3.2 直接出库功能的设计 在日常供应工作中,菌(毒)种和标准物质、诊断制品、细胞的出库分为两种情况,一种是对外销售,产生一定的经济效益;另一种是单位内部领用,属直接出库,不产生直接经济效益。为了将这两种情况区别开来,设计了直接出库功能。直接出库单经CVCC负责人审核通过方可生成,一旦生成,产品数量则根据出库数量进行递减,但销售金额不予增加。

3.3.3 报损报溢开单功能的设计 因日常工作中会发生资源失真空或破损情况,为了使实际库存量与系统数量时刻保持一致,设计了报损报溢开单功能,以此对库存数量进行调整。此项操作不能随意进行,必须经过CVCC负责人审核,订单方可生效。

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